Чек лист

Excel-таблица
Чек-лист
Checklist
(контрольный перечень)

версия 1.0 от 5 декабря 2016 г

Некоторое время назад я настраивал автоматическую продажу таблиц на своем сайте. После того как все было сделано, нужно было проверить как все работает. Надо было проверить все таблицы, ни одну не забыть, для каждой таблицы надо было проверить порядка десяти пунктов, ни один не пропустить и не забыть на каком остановился, если что-то отвлекло.

Для таких проверок существует устоявшаяся методика — надо написать список шагов (пунктов), которые надо выполнить. Затем проходим по списку и отмечаем сделанное. Это и называется чек-лист.

Я сделал свой чек-лист в Excel. Добавил еще итоговый столбец в котором отражается ход проверки и цветовое выделение характеризующее выполнение. Потом пришлось еще пару раз пройтись по списку таблиц, но с другими пунктами для проверки, и я добавил возможность выбора из выпадающих списков.

Получилась простая и полезная таблица для создания чек-листов, если вам нужно что-то подобное, можно скачать тут.

Выполнение шага отмечается проставлением единички.

Пояснение к настройкам цветов и границ
В данном случае, ячейка в столбце «Выполнение» будет иметь:

  • белый фон, если Выполнение < 36%
  • желтый фон, если 36% ≤ Выполнение < 64%
  • светло-зеленый фон, если 64% ≤ Выполнение < 100%
  • зеленый, если Выполнение ≥ 100%

Границы, в данном случае 36% и 64%, настраиваются путем проставления соответствующего числа единичек в строках 3, 4 и 5.

Лист с настройками для выпадающих списков

Листы не защищены от изменений, ячейки для ввода отмечены голубоватым фоном.

Скачать таблицу

Владимир Прохоров,
5 декабря 2016 г

Посмотрите полный список таблиц

Финансовый анализ. Главная страница

© 2008-2018 ИП Прохоров В.В. ОГРНИП 311645410900040  
В данной статье мы приводим выдержку из книги Александра Шубина «Бизнес-модель розничной компании: как конкурировать с гигантами»

Здесь я хочу поделиться еще одним важным операционным инструментом для розничной компании — «чек-листами» (контрольными листами), которые, наверняка, уже используются в ваших компаниях. Но, возможно, здесь вы найдете полезные идеи, как их улучшить. Чем примечателен данный инструмент? В современном магазине происходит очень много мелких действий: выкладка товаров, печать и расста¬новка ценников, фасовка, нарезка продукта по запросу покупателя, заправка весов лентой, мытье полов, пробивание товара на кассе, и т. п. И от этих деталей во многом зависит выручка магазина. Конечно, эти процессы и операции повторяются изо дня в день, и, казалось бы, они должны выполняться на «автопилоте». Но, к сожалению, человек остается человеком, и часто действует обратный эффект: автоматические действия расслабляют внимание, и некоторые операции могут остаться невыполненными, например, вовремя не выложены пакеты для покупателей, или не заменена лента этикеток на весах в зоне фруктов и овощей, от чего очень сильно зависят про¬дажи этих продуктов. Другим фактором нестабильности процессов в магазинах является высокая текучесть персонала: новые сотрудники не всегда знают в точности, что критично и на что нужно обратить внимание. 

Подход «чек-листов», или «контрольных листов», которые получили широкое рас¬пространение не только в рознице, но и в медицинских учреждениях, строительстве, авиации, позволяет решить проблему «забывчивости» и нестабильности бизнес-процессов. Ольга Наумова, генеральный директор розничной сети «Пятерочка», на момент написания статьи, самая динамично растущая розничная компания по количеству открытия магазинов, входящая в X5 Retail Group, в своем ин¬тервью газете «Коммерсант», отметила технологию мобильного аудита магазинов на основе чек-листов как одну из пяти технологий, которые обеспечивают операционный успех компании. Ключевыми факторами успеха применения чек-листов являются мобильные техноло¬гии и правильные чек-листы. Часто при создании чек-листов не уделяется должного внимания их системной разработке, и как следствие, многие чек-листы представляют собой разрозненный набор вопросов, просто отражают часто возникающие проблемы, в области чистоты, наличия товаров и т. п. При составлении чек-листов важно пом¬нить, что любой вопрос должен отражать точку контроля, которая может относиться к одной из двух основных областей контроля и проверки магазина:      

  • элементу проверяемого объекта, например, весь магазин может быть разбит на зоны и включать оборудование;
  • бизнес-процессам и операциям, например, пополнение запасов и формирование заказов поставщикам в магазине, обслуживание покупателей, выкладка в торго­вом зале и т. п. 

Состояние объекта или выполнение (невыполнение) операции может приводить к различного рода операционным рискам, для предотвращения которых и должны быть установлены соответствующие точки контроля – правильно и однозначно сфор­мулированные вопросы в чек-листе. Ниже представлен фрагмент вопросов ежеднев­ной проверки по зонам магазина и ключевым бизнес-процессам.

Ежедневная проверка 

1. Прилегающая территория и входная зона 

  • Прилегающая территория чистая, мусора нет (зимой – снег убран, подходы и подъ¬езды к магазину свободны) 

  • Фасад магазина чистый, без повреждений, надписей, лишних объявлений 

  • В темное время суток вывеска освещается, если предусмотрена такая техническая возможность, в светлое вывеска отключена 

  • Состояние урн для мусора — чистые снаружи, вокруг урн чисто. Наполненность урн: а) перед открытием — пустые; б) днем — заполнены не более 1/2; в) в час пик – заполнены не более 2/3. 

  • Рекламные банеры в период проведения маркетинговых акций размещены на фасаде 

  • Тамбур чистый, отсекатель воздуха чистый, в исправном состоянии 

  • Коврики чистые, в место них не используется картон, или тряпки 

  • Двери в исправном состоянии 

  • Состояние шкафа для сумок покупателей – ящики чистые внутри, двери исправные, замки в рабочем состоянии, ключи в наличии. 

 2.

Торговый зал 

  • Помещение торгового зала (полы, окна, стены) и торговое оборудование чистые ( стеллажи, прайс-шины)

  • Освещение торгового зала исправно, светильники чистые, включены

  • В торговом зале температурный режим и вентиляция соответствует норме, тепло­вые завесы и кондиционеры исправны

  • Отделы и товары размещены по планировке. Размещение промооборудования по­ставщиков согласовано с коммерческим отделом

  • Отсутствуют посторонние неприятные запахи

  • Инфраструктурное состояние торгового зала соответствует требованиям. При необ­ходимости сделана заявка на ремонт

  • График санитарной уборки. ТЗ соблюдается

  • На акционных столах выложены только акционные товары не более 4-5 SKU 

Фрагмент вопросов чек-листа по ключевым процессам магазина

 1. Пополнение запасов и заказы поставщикам в магазинах          

   

  • График заявок актуален и находится в доступном и видном месте

  • Формирование заявок осуществляется до 14:00 текущего дня, все заявки на ТОП 300 сформированы, количество заказанного товара рассчитано с учетом динамики продаж и текущих остатков

  • При работе автозаказа для формирования заказа(заявки) используется монитор автозаказа

  • Приход товара осуществляется в соответствии с заказом, незаказанный товар не принимается

  • Накладные приходуются (проводятся в 1С) в день поступления товара

  • Товары приходуются по образцам

  • Возвраты оформляются и осуществляются вовремя, кол-во товаров, скопившихся для возврата, допустимо

  • Накладные привязываются для соответствующего заказа, заказы закрываются в 1С

    2. Обслуживание и контакт с покупателем  

  • Книга отзывов и предложений находится на видном и доступном для покупателя месте, осуществляются действия по исправлению, и ведутся отметки о реакции на жалобы и предложения покупателей

  • Продавцы приветствуют покупателей, улыбаясь, вовлечено пытаются завести беседу

  • Сотрудники магазина отвечают на вопросы покупателей, помогают найти нужный товар в торговом зале, лично провожая покупателя до нужной полки

  • На кассе сотрудники проговаривают существующий скрипт акций и ненавязчиво предлагают товар из 7 шагов для тех покупателей, которые купили смежные кате­гории (например, для макарон, предлагаю майонез из активных продаж)

  • Очередь на кассе в час пик не больше 3 человек, работают все кассы

  • В час пик есть сотрудник (включая ЗУМ или УМ) в торговом зале, который может помочь покупателю 

Для разработки правильно работающих чек-листов должны быть решены следующие задачи:

  1. Определены объекты и бизнес-процессы контроля

  2. Составлен перечень часто возникающих проблем и рисков

  3. Сформированы точки контроля для каждого из объектов и операций контроля, а также сделана калибровка их весов для получения правильной интегрирован­ной оценки

  4. Точки контроля переформулированы в вопросы, однозначно понимаемые прове­ряющими

  5. Проведено тестирование заполнения чек-листа, сделана его оптимизация и кор­ректировка вопросов. 

Правильно структурированные чек-листы, позволяют накапливать статистику и полу­чать интегрированные оценки по отдельным элементам: бизнес-процессам и зонам магазина. Например, мы можем увидеть, как в сети обстоять дела с зоной ФРОВ, или отдельными бизнес-процессами, как выглядит на общем фоне отдельный магазин (смотрите рисунок ниже), какова динамика улучшений. 

Важным вопросом применения чек-листов является периодичность проверок и время, требуемое для заполнения чек-листа. Некоторые точки контроля достаточно проверять раз в неделю, но некоторые необходимо проверять каждый день. При этом, конечно, не нужно, превращать заполнение чек-листов в самоцель. Для супермаркета площадью до 1000 кв. м. проверка может занимать около часа одним территориальным управля­ющим, а для магазина 200 кв. м. до 25 минут, что является нормальными показателями.

Многие компании уже используют чек-листы. Но большинство руководителей в этих компаний рассматривают это как бумажную никому не нужную работу. И они правы, так как использование чек-листов на бумаге, часто дискредитирует саму идею, из-за слишком долгой обработки и отсутствия оперативной обратной связи. Если в вашем чек-листе есть проверка чистоты полов, то обратная связь через день, уже является запоздалой. Но, к счастью, на современном уровне развития технологий эта пробле­ма может быть решена за счет применения мобильных технологий, когда заполнение чек-листов осуществляется на мобильном устройстве, с автоматической отправкой за­дачи директору магазина, если на вопрос в чек-листе проверяющий отвечает «нет», с фотографией и комментариями проблемы. Использование мобильных решений таких как MD Audit, позволяет получить моментальную обратную связь, замкнуть цикл управ­ления, и превратить чек-листы из контролирующего в управленческий инструмент. 

Книгу «Бизнес-модель розничной компании: как конкурировать с гигантами» вы можете приобрести на сайте ПБК Менеджмент. 

Дата: 22.08.2017

Автор: Александр Шубин

Орфографический словарь русского языка (онлайн)
Как пишется слово «чек-лист» ?
Правописание слова «чек-лист»

АБВГДЕЖЗИЙКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЭЮЯ

чек-ли́ст, -листа́

Рядом по алфавиту:

че́к такс-фри́ , че́ка такс-фри́
чек-ли́ст , -листа́
че́к-о́рдер , -а и че́ка-о́рдера
чек-по́йнт , -а
чека́лка , -и, р. мн. -лок
чека́н , -а
чека́ненный , кр. ф. -ен, -ена
чека́нить(ся) , -ню, -нит(ся)
чека́нка , -и, р.

мн. -нок
чека́нно , нареч.
чека́нность , -и
чека́нный , кр. ф. -а́нен, -а́нна
чекано́вския , -и (бот.)
чека́ночный
чека́нщик , -а
чека́нящий(ся)
чеки́ст , -а (от ЧК, Чека́)
чеки́стка , -и, р. мн. -ток
чеки́стский
чекма́рь , -аря́
чекме́нь , -еня́
че́ковый
чекода́тель , -я
чекодержа́тель , -я
чекопеча́тающий
чекры́жить , -жу, -жит (сниж.)
чеку́ша , -и, тв. -ей
чеку́шка , -и, р. мн. -шек
челе́ста , -ы
чёлка , -и, р. мн. чёлок
чёлн , челна́

.

Чек-лист — что это? Как составить чек-лист?

Успеть сделать все, ничего не забыть и ни в чем не ошибиться! Вы будете удивлены, но именно с подобными мыслями ложатся спать или встают по утрам многие современные люди. Какие только методы и средства не используются для повышения профессиональной и личной продуктивности. Кто-то ставит будильники и напоминания на личных электронных устройствах, кто-то «по старинке» обклеивает все вокруг себя разноцветными стикерами. Но существует и один действительно удобный вариант, который работает — чек-лист. Что это такое и всем ли подойдет данное волшебное средство?

Считается, что первоначально чек-листы начали использоваться в авиации. Управление самолетом включает в себя ряд выполнения множества сложных операций в определенной последовательности. И без системы напоминаний даже опытный пилот с помощником может ошибиться, а ошибки в таком деле могут нести тотальные последствия. Именно поэтому в качестве дополнительной «страховки» авиаторам на каждый полет предлагается чек-лист. Что это? По сути, список, состоящий из отдельных действий, необходимых к выполнению, в данном случае организованный в правильной последовательности. Так как данный инструмент идеально работает в авиации, его взяли на вооружение и гражданские люди, профессии которых далеки от авиационных.

Кому будут полезны чек-листы и для чего?

Ежедневные системы напоминаний пригодятся любому человеку, желающему повысить личную продуктивность. Тайм-менеджмент — это та область знаний, основные принципы и техники которой одинаково успешно может использовать и руководитель, и начинающий предприниматель и любая домохозяйка. Меняется только конкретика, так как у каждого вида деятельности своя специфика. В стандартном своем варианте чек-лист – это перечень действий и задач. Но если это необходимо, можно составить его в виде списка каких-то отдельных предметов. Многие ведут списки покупок – а это, по сути, тоже чек-листы, так же как и любой кулинарный рецепт, записанный столбиком в виде набора компонентов с рекомендациями по дозировке. Между прочим, практически во всех заведениях общественного питания такие напоминания висят на кухне для поваров, чтобы те могли готовить быстрей, пользуясь подсказками по весу порции и каждого конкретного продукта, используемого в определенном блюде. Чаще всего чек-лист создается для одного человека, но если определенная задача будет решаться группой лиц, список также выручит. В этом случае необходимо разбить дело/конечную цель на подпункты, каждый из которых будет выполнять один сотрудник. Далее каждая задача закрепляется за определенным исполнителем и при необходимости тот расписывает ее для себя поэтапно в личном чек-листе.

Общие правила составления

Если вы хотите стать продуктивнее и успевать больше без лишней суеты, самое время попробовать составить свой первый чек-лист. В этом вам поможет приложение для управления бизнесом и личной продуктивностью ClickClient.ru Такой план должен иметь четкую структуру и привлекательный внешний вид. Желательно также соблюдать временную последовательность (отказаться от нее можно, если все задачи бессрочные). Избегайте длинных пунктов, желательно, чтобы каждая задача выражалась 3-4 словами, и обязательно используйте глаголы. Как составить чек-лист, который будет работать? Все просто – выберете удобный для себя формат: бумага, заметка в телефоне или файл на компьютере. Всего у вас должно быть две колонки, в первой будет записан номер и сформулирована сама задача, а во второй – ставится отметка по мере выполнения. Специалисты советуют не вычеркивать сделанные дела, а именно помечать их галочками или крестиками.

Формулируйте задачи правильно

Для того чтобы ваши чек-листы действительно начали работать, важно научиться верно формулировать задания. Дела, выполняемые регулярно, можно не расписывать на подпункты, а вот разовые задачи и поручения желательно разбивать на подпункты. К примеру: переговоры с новыми клиентами желательно записать как минимум с 3 пометками, выделив для себя те темы, которые обсудить необходимо. Если же вам необходимо отправить ежедневный отчет, пишем задание одним пунктом. Обязательно записывайте все, что вы действительно можете забыть. Для сокращения времени выполнения дел можно также делать в чек-листе и развернутые пометки, к примеру, вносить контактную информацию тех, с кем вы планируете связаться.

Полезные советы

Некоторые специалисты по деловому планированию советуют записывать в чек-лист задачи так, как будто они уже выполнены. Соответственно писать не «надо сделать…» а «….сделано!». Это достаточно эффективный, с точки зрения психологии, прием, однако к нему потребуется привыкать некоторое время. Удобно использовать и систему маркировки. Выбирайте наиболее удобный для себя вариант: текстовыделители, подчеркивание. Но постарайтесь не увлекаться выделением, иначе у вас получится слишком пестрый и яркий чек-лист. Заполнение списка дел следует вести одним цветом, а для выделения используйте не более двух цветов, отмечая действительно самое важное.

Не пытайтесь успеть все

Популярный вопрос среди тех, кто только начинает работать со списками дел: чек-лист — что это, план работы на неделю или ежедневный? Долгосрочные цели и дела необходимо записывать отдельно. Чек-лист же — это мини-список, рассчитанный на один день. Общее количество пунктов не должно превышать 20. В противном случае вы или не справитесь или переутомитесь, а эти оба варианта не имеют ничего общего с продуктивностью. Составление чек-листа может стать регулярным вечерним или утренним ритуалом. В конце дня самое время просмотреть свой список и понять, все ли намеченные дела были выполнены в нужном объеме.

Проверка обязательна

Итак, предположим, вы закончили составление своего первого чек-листа. Что же делать дальше? Все просто, теперь самое время внимательно его прочитать и проверить. Во-первых, важно действительно ничего не забыть и не упустить. Во-вторых, во время проверки вы можете что-то скорректировать и дополнить при необходимости. И только если вас все устраивает, можно брать чек-лист в работу.

Постарайтесь не забывать своевременно ставить пометки о выполнении дел. Если вам кажется, что создание чек-листов – это долго и сложно, спешим вас разубедить. Для удобства можно хранить некоторые шаблоны, к примеру, списки для сбора вещей в командировку, или основные задания на каждый день (при условии, что они повторяются). В среднем заполнение чек-листа занимает не более 10-15 минут вместе с проверкой, важно только выбрать время, когда вас никто и ничто не будет отвлекать.

Инструмент для анализа

Чек-лист — это не только инструмент для напоминания и повышения продуктивности. Использовать списки дел можно и в корпоративной среде. Руководитель может составлять чек-листы для своих подчиненных и с их помощью отслеживать и контролировать процесс выполнения задач. Пригодится данный инструмент и в том случае, если вы только начинаете работать над собой, ищете наиболее подходящие методики и варианты распределения дневной активности. В этом случае также необходимо ежедневно проверять количество или процентное соотношения выполненных дел и нерешенных задач и далее формировать новую программу на следующий день на основе полученных результатов. Получается, что на вопрос: «Чек-лист — что это такое?» можно ответить следующим образом: инструмент для повышения и оценки продуктивности.

Используйте советы из этой статьи и вы станете победителем по жизни 😉

28 views

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *